Hogyan válasszunk könyvelőt?

A könyvelő a vállalkozó bizalmi társa. A választáskor ezért nemcsak az a fontos, hogy a szakértő könyvelő optimalizálja az adófizetést, ne kövessen el hibákat és megfelelő legyen a díja, hanem az is, hogy szimpatikus emberekkel dolgozhassunk együtt, vállalkozói összhangban.

Hogyan keressünk könyvelőt?

Legtöbben – a dolog bizalmi jellegéből adódóan – üzlettársuk, partnerük, barátaik ajánlatából válogatnak. Kezdő vállalkozóknak ajánljuk az internetes keresést. A legfontosabb: ne egy ajánlatot hallgassunk meg, mindenképpen négy öt lehetőséget mérlegeljünk legalább! Ha találtunk néhány könyvelőt, akit megbízhatnánk, akkor kérjünk tőlük konkrét ajánlatot. Ha a könyvelő kérdezi, nyugodtan megadhatjuk vállalkozásunk főbb adatait, hiszen szüksége van rájuk az ajánlattételhez. ( ha nem kéri, kezdjünk gyanakodni, hogy igazán nem is könyvelő, hanem pénzhajkurászó karmába készülünk ugrani…)

Ha az ajánlat megfelelő, keressük fel személyesen. Nem szégyen, ha elmondjuk, több szolgáltatóval is szeretnénk beszélni a döntésünk előtt. Az ajánlatból, a telefonkezelésből és az irodai körülményekből sok következtetést levonhatunk.
Célszerű a saját vállalkozásunkhoz passzoló könyvelőirodát választani: kisvállalkozó kisvállalkozót, nagyvállalkozó nagyvállalkozót, hogy a munkamegosztás gördülékenyen mehessen.

Mit ne tegyünk?

– Ne gondoljuk azt, hogy a könyvelő azért van, hogy „elsikálja” rossz döntéseinket.
– Ne gondoljuk, hogy ő csak egy aktakukac; igenis a legkreatívabb munkatársunkat akarjuk megtalálni benne!
- Ne gondoljuk azt, hogy a könyveléshez elég a négy matematikai alapművelet.
– Higgyük el, hogy a könyvelő is egy művész a saját szakmájában, minimum annyira, mint a vállalkozó a sajátjában.

A megfelelő könyvelő elérhető távolságban dolgozik, így nem lesz megerőltető számunkra, ha néhanapján személyesen akarjuk felkeresni, vagy amikor visszük neki a könyvelési anyagot. Illetve internetes elérhetőséggel rendelkezik az apróbb kérdések megvitatásához, a távkönyvelendő anyag küldéséhez.

A jó könyvelő érthetően magyaráz, ügyes kérdéseket tesz fel, s magától hozakodik elő ötleteivel. Bár az egyszerűbb könyvelői megbízások nem tartalmaznak tanácsadást, de az együttműködés során kénytelenek leszünk néha kikérni a tanácsát néhány kényes esetben.
A könyvelő általában jobban örül annak, hogyha előre megkérdezzük a véleményét, mintha kész tények elé állítva könyveltetjük vele a kétes ügyeinket. Jó jel, ha a könyvelő mindent szabályosan végez, korrekt szerződést ír és megfelelő számlát ad.

A régi könyvelő lecseréléséhez megfelelő időpont az évforduló. Ha szeptemberben elkezdünk keresni, novemberre megállapodhatunk az új könyvelővel, hogy januártól vegye át a munkát. Ilyenkor fel kell mondanunk a régi könyvelőnknek, mert a szerződésünk tartalmazhat felmondási időt.

Évfordulós csere esetén a régi könyvelő díját december végéig, az újét pedig január elejétől fizetjük. Ilyenkor a régi könyvelő készíti az év végi bevallásunkat, de az új számlákat már az újhoz hordjuk könyvelésre.
Soha ne feledjük el a régi könyvelővel korrektül lezárni a kapcsolatot. Nem biztos, hogy ő a hibás a váltásért, a „bűneinkért”, de lehet, hogy a vállalkozásunk egyszerűen túlnőtte az ő lehetőségeit.

Manapság már majdnem minden könyvelőnek van regisztrációja, ez a választáskor ne tévessze meg.

Könyvelőváltáskor a teljes főkönyvi könyvelést el kell kérni a számlák és bizonylatok mellett, ellenkező esetben az egészet újra kell könyveltetni nem kis költséggel.

Ne olcsó, hanem jó könyvelőt válasszunk!- tanácsolják a NAV adóellenőrök.