Közérdekű

Mit kell és mit célszerű szabályozni a vállalkozáson belül?

A társas vállalkozások esetében a számviteli törvény előírásai szerint a számviteli politikában kell szabályozni azokat a gazdálkodóra jellemző szabályokat, előírásokat, módszereket, amelyekkel meghatározza, hogy mit tekint a számviteli elszámolás, az értékelés szempontjából lényegesnek, jelentősnek, továbbá meghatározza a törvényben biztosított választási, minősítési lehetőségeket. A számviteli politika elkészítésének kötelezettsége a vállalkozás ügyvezetőjét terheli.  (a könyvelő külön díjazásért átvállalhatja)  A számlatükör tartalmazza a könyvelés során alkalmazott főkönyvi számlák számát és megnevezését.
A számlarend tartalmazza minden alkalmazásra kijelölt számla számjelét, megnevezését, és tartalmát - ha az a számla megnevezéséből egyértelműen nem következik -, továbbá a számlát érintő gazdasági eseményeket, azok más számlákkal való kapcsolatát, a főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát, valamint a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rendet.

A számviteli politika keretében el kell készíteni:
    • az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát;
    • az eszközök és a források értékelési szabályzatát;
    • az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot; ( az egyszerűsített éves beszámolót készítő és egy milliárd Ft árbevétel alatti vállalkozásoknak nem kötelező)
    • a pénzkezelési szabályzatot.
Célszerű szabályzatot készíteni a vállalkozás működésével kapcsolatos olyan területekről, amelyek a dolgozók munkáját, tevékenységét szabályozzák. Ezek lehetnek:
    • adatvédelmi szabályzat,
    • a „Cafeteria” rendszer alkalmazásáról
    • a munkaügyi és munka-egészségügyi szabályok alkalmazásáról,
    • a kiküldetések elszámolási rendjéről,
    • a gépjárművek használatáról és elszámolási rendjéről,
    • a bizonylati rendről (bizonylati album),
    • az iratkezelési szabályokról.

Milyen veszélyeket rejt a tagi kölcsön?

A társaságok tulajdonosai a cég likviditási problémáinak megoldására gyakran nyújtanak a cég részére kölcsönt. Ezt nevezik tagi kölcsönnek.
    • A tulajdonosok csak adózott pénzükből nyújthatnak kölcsönt. Az esetleges vagyonosodási vizsgálatok miatt célszerű mérlegelni, hogy a tulajdonosok rendelkeznek-e elegendő legális, igazolt jövedelemmel, amelyet a tagi kölcsön forrásaként meg tudnak nevezni.
    • A tagi kölcsönre vonatkozóan – mint minden egyéb kölcsönre – szerződést kell kötni a nyújtó és a kedvezményezett között, amelyben rögzítik a feltételeket. Ezek: cél, összeg, visszafizetés határideje, kamat, stb. Azt nem tiltja semmi sem, hogy a tulajdonosok kamatmentes kölcsönt nyújtsanak.
    • Az esetleges kamatot célszerű a cég likviditási helyzetében beálló javulás után visszafizetni. (Az adóhatóság a társasági adóbevallás tájékoztató adataiból tudja nyomon követni a tagi kölcsön alakulását. A jelentős mértékű tagi kölcsön vagyonosodási vizsgálatot indukálhat.) A pénzintézetek kínálnak tagi kölcsön kiváltására hitelkonstrukciókat.
    • Gyakorta szeretnék a tulajdonosok a veszteség következtében megcsappant saját tőkét a tagi kölcsönről való lemondással pótolni. Elvileg ez csak az éves eredményen keresztül valósítható meg. De amennyiben a tulajdonosok lemondanak a céggel szembeni követeléseikről (tagi kölcsönről), ez ajándékozási illeték fizetését vonja maga után.

Milyen ellenőrzési lehetőségek vannak a vállalkozás keretein belül?

A vállalkozás vezetője, illetve a tulajdonosi kör határozza meg a cégen belüli ellenőrzési pontokat, illetve folyamatokat. A vállalkozáson belüli ellenőrzés célja a gazdálkodás jogszabályoknak és a tulajdonosi érdekeknek megfelelő érvényesítése.

Milyen külső ellenőrzésekre számíthat a vállalkozás?

A vállalkozások a következő külső ellenőrzések egész sorára számíthatnak a tevékenységük során. Ezek – a teljesség igénye nélkül – lehetnek:
    • Az adóhatóság az egyes speciális kérdésekre célvizsgálatokat, egyes adónemekre, illetve a teljes gazdálkodásra vonatkozóan átfogó ellenőrzéseket végez.
    • Az önkormányzatok adóosztálya ellenőrizheti a helyi adók bevallását és befizetését.
    • Munkaügyi ellenőrzés keretében a Munkaügyi Főfelügyelőség munkatársai a Munka Törvénykönyve, illetve az egyes munkaügyi szabályok betartását ellenőrzik, illetve a fekete munka és a színlelt szerződések felkutatását végzik.
    • Az üzletek működésére vonatkozóan a kereskedelmi és szálláshely-üzemeltetési tevékenységet végző vállalkozásoknál, illetve a telephellyel rendelkező vállalkozásoknál a felügyeleti hatósági ellenőrzést a helyi önkormányzat igazgatási osztálya végzi, amelynek keretében a működés törvényességét és szabályosságát vizsgálják.
    • A vámhatóság ellenőrzi egyrészről a harmadik országból származó termékek közösségbe történő kivitelét és behozatalát, valamint a jövedéki termékek forgalmát. Ezen kívül a környezetvédelmi termékdíjak ellenőrzését.
    • Az ingatlannal rendelkező cégek számíthatnak a tűzoltósági ellenőrzésre, amelyen a tüzelő berendezések és füstelvezetők állapotát vizsgálják.
    • A közegészségügyi és járványügyi ellenőrzések törvényi előírásokon alapulnak azoknál a cégeknél, amelyek közvetlenül, vagy közvetve kapcsolatban állnak élelmiszerekkel, élelmezéssel, egészségügyi területen vagy valamilyen közellátásban (pl. oktatási intézmények) működnek. Az ellenőrzésre a működés kezdetén és időszakonként is számítani lehet.
    • A környezetvédelmi hatóság a technológiai folyamatokat ellenőrizheti, annak érdekében, hogy a természeti és épített környezetbe ne kerülhessenek ki káros anyagok.

Mely cégek kötelezettek könyvvizsgálatra?

A könyvvizsgálat célja annak megállapítása, hogy az üzleti évről készített éves beszámolót a számviteli törvény előírásai szerint állították-e össze, és ennek megfelelően megbízható és valós képet ad-e a vállalkozó vagyoni és pénzügyi helyzetéről, a működés eredményéről. A könyvvizsgáló független személy, a jelentését a tulajdonosok részére, készíti. A kötelező a könyvvizsgálatot több jogszabály is szabályozhatja.
Már nem él az a szabály, miszerint az egyszemélyes társaságok értékhatártól függetlenül kötelezettek a könyvvizsgálatra.
A könyvvizsgálatra kötelezett vállalkozások közbenső mérlegei is könyvvizsgálat kötelesek (pl. osztalékelőleg kifizetéskor)
Könyvvizsgálatra csak a Magyar Könyvvizsgálói Kamara tagja választható akit a cég képviselője a cégbíróságra bejelent.

A könyvvizsgálóval kötött szerződést a szerződés lejárata előtt csak megfelelő indok alapján, a Könyvvizsgálati Közfelügyeleti Bizottságnak történő bejelentés mellett lehet felbontani.

Saját könyvelő vs könyvelőiroda?

A könyvviteli szolgáltatások közé tartozik a könyvviteli elszámolási rendszer kialakítása, a főkönyvi nyilvántartások vezetése, az összesítő feladások készítése, a beszámoló összeállítása, a gazdasági döntéseket megalapozó következtetések előkészítése, valamint a megfelelő belső és külső információk előállítása, szolgáltatása. E feladatokat legalább mérlegképes könyvelői végzettséggel rendelkező személy láthatja el. A mérlegképes könyvelők nyilvántartása mindenki számára nyilvános és elérhető.  Azt, hogy egy vállalkozás saját könyvelővel rendelkezik-e vagy könyvelőirodával végezteti a könyvelési munkát, a cég nagysága, illetve a költség-haszon elv dönti el.

A könyvelő iroda mellett szóló érvek a következők:

    • A könyvelési szerződés polgárjogi szerződés, amely feladat elvégzésére szól, a vállalkozásnál nincsenek a munkaviszonnyal kapcsolatos terhek.
    • A könyvelést végző személy pótlása – akadályoztatása esetén – nem jelenthet problémát, mert a könyvelő cég saját alkalmazottakkal dolgozik.
    • A könyvelőiroda általában sokkal nagyobb szakmai háttérrel rendelkezhet, több szakmai információt szerezhet, mint egy egyedül dolgozó könyvelő.
    • Egy könyvelőirodában a felmerülő komplikáltabb gazdasági eseményeket a munkatársak megbeszélik, konzultálnak egymással, külsős kollégákkal.
    • A könyvelőiroda munkája objektivitáson alapul, nem befolyásolják a vállalkozáson belüli érdekek, kapcsolatok.
    • A könyvelőiroda érdeke, hogy megfelelő színvonalú technikai eszközökkel, illetve korszerű, jogszabálykövető és karbantartott szoftverekkel dolgozzon.

Milyen követelményeknek kell megfelelni a vállalkozás által befogadott számláknak?

A könyvelés alapját a bizonylatok képezik, amelyek lehetnek számlák, szerződések, megállapodások, kimutatások, hitelintézeti bizonylatok, bankkivonatok és egyéb iratok. A számla egy elvégzett és elfogadott teljesítményt (értékesítés, szolgáltatás nyújtása) igazol és ez az ellenérték kifizetésének az alapja. A számla alapján kerül a teljesítő félnél az árbevétel, az igénybe vevő félnél a ráfordítás elszámolásra. Ennek feltétele, hogy a számla a tényleges gazdasági eseményt tükrözze, és feleljen meg a formai előírásoknak is.

A számlán szerepelnie kell a következőknek:
    • a számla sorszáma;
    • a kiállító neve, címe, adószáma;
    • a vevő neve, címe, a vevő adószáma, közösségi adószáma
    • az ügylet konkrét megnevezése;
    • a számla kiállításának és az ügylet teljesítésének időpontja;
    • az általános forgalmi adó – törvény szerint – részletezett és összesített értéke,
    • ha az áfát a vevő fizeti ennek a ténynek a jogszabályi hivatkozása, valamint
    • a fizetendő összeg.

A számla nyelve lehet a magyartól eltérő is. A számlát nem kell sem aláírással, sem bélyegzővel hitelesíteni.  A vevő csak eredeti, első példányos számlát fogadhat be. A számlában szereplő előzetesen felszámított áfa levonására csak – egyéb törvényi jogosultságok fennállása esetén – a formai és tartalmi előírásoknak megfelelő bizonylat birtokában van lehetőség. Az elektronikus úton kapott számlák (és egyéb bizonylatok) esetén biztosítani kell a vizuális formában történő megjeleníthetőséget és a kódjegyzéket az egyértelmű beazonosíthatóság érdekében. A magyarországi előírások csak a magyar számlakiállítókra vonatkoznak, a külföldről kapott, a fenti formai és tartalmi előírásoktól eltérő számlák is alkalmasak lehetnek magyarországi költségelszámolásra, ha azon annak elismeréséhez szükséges minden lényeges információ szerepel (adóigazgatási azonosításra alkalmas), és a költség felmerülésének, mértékének jogossága – egyéb tényezők figyelembevételével – megállapítható, elfogadható.

Miért kell a vállalkozásoknak pénztárnyilvántartást vezetni?

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény írja elő, hogy „a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg … a könyvekben rögzíteni kell”.
A törvényi előírásoknak azzal is eleget lehet tenni, ha az analitikában, azaz a pénztári nyilvántartásban, a pénztárjelentésben kerülnek az egyedi bevételi és kiadási tételek a bevétel, illetve kiadás napján bevezetésre.

A könyvelésnek két része van:

• a főkönyvi könyvelés, amelyen a megfelelő főkönyvi számlákra rögzítik a gazdasági eseményeket, 

• az analitikus könyvelés, amelyben a főkönyvi könyvelés alapját képező egyedi nyilvántartó rendszerekbe kerülnek be a tételek.

A törvényi előíráson túl a vállalkozás vezetése felelős a vállalkozásban lévő pénzeszközök hiánytalanságáért. Amennyiben a pénzkezelést erre kijelölt személy végzi, akkor a pénzkezelés ellenőrzésének és elszámoltatásának az eszközei a pénztári nyilvántartások. A vállalkozás a saját pénzkezelésére és annak dokumentálására vonatkozó belső szabályait a pénzkezelési szabályzatban köteles rögzíteni.